SES企業のペーパーレス化ガイド｜メリットや失敗しない進め方・電子化すべき書類・役立つツールを解説

1.SES企業のペーパーレス化とは

この章では、ペーパーレス化の基本的な意味と、SES企業ならではの事情について解説します。電子化やデジタル化との違い、紙業務が多くなる理由、法改正の影響を順に見ていきましょう。

ペーパーレス化の定義とSES業界での意味

ペーパーレス化とは、紙で運用している業務を電子データに置き換え、紙の使用を減らすことです。単に紙を減らすだけでなく、業務効率の向上やコスト削減、情報管理の改善が本来の目的となります。

SES業界では、契約書・発注書・請求書・勤怠表など、取引先とやり取りする書類が多く存在します。エンジニアが常駐先で作成する作業報告書や、月末に回収する勤怠管理表なども対象です。

これらを電子化すれば、書類の紛失リスクが減り、必要な情報をすぐに検索できるようになります。

さらに、リモートワーク環境でも業務をスムーズに進められる点は大きなメリットでしょう。オフィスに出社しなくても契約内容や勤怠データを確認できるため、働き方の柔軟性が高まります。

SES企業がペーパーレス化を進めることは、業務効率と働きやすさの両面で効果が期待できます。

「電子化」「デジタル化」との違い

ペーパーレス化と混同されやすい言葉に「電子化」と「デジタル化」があります。それぞれの意味を正しく理解しておきましょう。

電子化は、紙の書類をスキャンしてPDFにするなど、紙をデータに変換する作業のことです。一方、デジタル化は電子化をさらに進め、業務プロセス全体をデジタル技術で作り直すことを意味します。

たとえば、契約書を電子データにするだけでなく、契約締結から保管までをシステム上で完結させる仕組みを構築することがデジタル化に該当します。

ペーパーレス化はこれらを包含する意味で、紙を使わない業務運用を目指す方針です。

SES企業では、まず電子化から始めて、徐々にワークフロー全体をデジタル化していく進め方が現実的です。いきなり全てを変えようとせず、段階的に取り組むことが成功するためには必要です。

SES企業で紙業務が多くなる理由

SES企業で紙業務が増える背景には、取引構造の複雑さがあります。クライアント企業、パートナー企業、自社エンジニアの三者間でやり取りが発生し、契約書・発注書・請求書のフォーマットも取引先ごとに異なることが一般的です。

また、エンジニアが客先に常駐するため、勤怠管理表や作業報告書を紙で回収しなければならない状況も生まれやすくなります。たとえば100名規模のSES企業では、月末に数百枚の勤怠表を回収し、それぞれの契約条件に応じて精算・請求書作成を行うため、事務作業が膨大になりがちです。

加えて、取引先から「紙の契約書でなければ受け付けられない」と言われるケースもあり得るでしょう。こうした外部要因もあり、SES企業では他の業種と比べて紙業務から脱却しにくい構造になっています。

電子帳簿保存法・インボイス制度の影響

2024年1月から電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受け取った請求書や契約書などは電子保存が義務化されました。これまで紙に印刷して保管していた運用は、原則として認められなくなっています。

メールで受け取ったPDFの請求書をそのまま電子データとして保存しなければなりません。

また、2023年10月に開始されたインボイス制度では、適格請求書を適切に保存しなければ仕入税額控除を受けられません。

電子データで受け取った適格請求書も、電子帳簿保存法に準拠した形で保存する必要があります。SES企業はこれらの法改正の対応が必要です。対応が遅れた場合、税務調査で指摘を受けるリスクや、仕入税額控除が認められないリスクが出てきます。

2.SES企業がペーパーレス化で得られるメリット

この章では、ペーパーレス化によってSES企業が得られる具体的なメリットを5つの観点から解説します。コスト削減から業務効率化、リスク管理まで幅広い効果を確認していきましょう。

印紙代・郵送費を削減できる

ペーパーレス化によって大きく削減できるのが印紙代と郵送費です。紙の契約書には契約金額に応じた収入印紙が必要ですが、電子契約では印紙税がかかりません。

SES企業では基本契約書や個別契約書を頻繁に締結するため、年間で数十万円以上の印紙代がかかっている場合があります。また、請求書や契約書を郵送する際の切手代・封筒代・印刷費も削減対象となります。

取引先が100社を超えるSES企業では、郵送費だけでも月額数万円規模のコストカットが期待できます。

書類授受がスムーズになる

電子化された書類はメールやクラウドシステムを通じて即時に送受信できます。紙の書類では郵送に数日かかり、相手の受領確認も取りづらい状況でしたが、電子データなら送信と同時に届くため便利です。

さらに、電子契約サービスを導入すれば、契約書の締結状況をリアルタイムで追跡できます。未締結の契約書を漏れなくフォローすることも可能になります。

勤怠・精算ミスを防止できる

紙ベースの勤怠管理では、エンジニアからの勤怠表を目視で確認し、Excelに転記して精算計算を行う流れが一般的です。この作業では転記ミスや計算間違いが発生しやすく、請求書の金額誤りにつながるリスクがあります。

クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、エンジニアがオンラインで勤怠を入力し、そのデータがそのまま精算・請求処理に連携されます。手入力によるミスが無くなり、月初の請求業務にかかる心理的負担も軽減できます。

監査対応が簡単になる

ペーパーレス化を進めると、過去の契約書や請求書を検索機能で瞬時に探し出せるようになります。紙の書類ではファイリングされた棚から該当書類を探す手間がかかり、監査対応に多くの時間を要していた企業も多いでしょう。

電子データであれば、日付・取引先名・金額などの条件で絞り込み検索が可能です。電子帳簿保存法に対応したシステムを導入していれば、法定保存期間中のデータも改ざん防止措置が施された状態で保管されるため、税務調査への対応もスムーズに進められます。

テレワーク・BCP対策ができる

ペーパーレス化はテレワーク推進とBCP（事業継続計画）対策にも直結します。書類が紙で保管されていると、オフィスに出社しなければ確認・処理ができません。

一方、クラウド上に保存されていれば自宅や外出先からでもアクセス可能です。SES企業は営業担当者が外出先にてエンジニアの契約状況の確認する場面や管理部門がリモートで請求業務を進めたりする場面も多いです。

また、災害時に紙書類が消失するリスクも、電子データのバックアップ体制を整えることで回避できます。

3.SES企業がペーパーレス化で失敗しやすいポイント

この章では、ペーパーレス化を進める際に陥りやすい失敗パターンを解説します。事前にリスクを把握しておくことで、スムーズな導入につなげましょう。

導入コストと初期設定の手間

ペーパーレス化を実現するためにはシステム導入が必要となり、初期費用と設定作業が発生します。電子契約サービスや勤怠管理システム、クラウドストレージなど複数のツールを組み合わせる場合、それぞれの月額費用が積み重なってコストが膨らみます。

また、既存の紙書類をスキャンしてデータ化する作業や、従業員への操作説明会の実施なども必要です。導入前にトータルコストを試算し、紙運用のコストと比較検討することが重要です。

ITリテラシー教育と現場への周知徹底

新しいシステムを導入しても、現場で使われなければ意味がありません。特にITリテラシーにばらつきがある環境では、操作方法が分からずに紙運用が楽だと感じることもあるでしょう。

SES企業ではエンジニアだけでなく、営業担当者や管理部門のスタッフも含めて幅広い層がシステムを利用するため、全員が操作を習得できるよう研修やマニュアル整備を行いましょう。

導入後も定期的にフォローアップを実施し、疑問点を解消できる体制を維持することが大切です。

取引先との電子契約・請求書の合意形成

ペーパーレス化を自社だけで完結させることは困難です。契約書や請求書は取引先との間でやり取りするため、相手方の同意が必要となります。

クライアント企業が紙の契約書を希望する場合や、電子請求書の受け取りを拒否する場合には、一部の取引で紙運用を継続しなければなりません。

このような状況を避けるためには、導入前に主要取引先へ電子化の意向を確認し、理解を得ておくことが大切です。電子契約サービスはシェアが高いものを選ぶと、相手方の導入ハードルも下がるでしょう。

電子帳簿保存法とセキュリティへの対応

電子データで書類を保存する場合、電子帳簿保存法が定める要件を満たす必要があります。タイムスタンプの付与や検索機能の確保、改ざん防止措置などが求められ、対応していないシステムでは法的要件を満たせません。

また、電子データは不正アクセスや情報漏えいのリスクも伴います。アクセス権限の設定、通信の暗号化、定期的なバックアップといったセキュリティ対策が必要です。

システム選定時にはこれらの要件を満たしているかを必ず確認しましょう。

4.SESでペーパーレス化すべき書類一覧

この章では、SES企業でペーパーレス化を優先すべき書類を具体的に挙げ、それぞれの電子化のポイントを解説します。

基本契約書・個別契約書・覚書

SES取引において基本契約書・個別契約書・覚書は、電子契約の対象として最優先で検討すべき書類です。基本契約書は取引開始時に一度締結し、その後は案件ごとに個別契約書を取り交わす流れが一般的となっています。

これらを電子契約化することで、印紙代の削減と締結スピードの向上が実現します。電子契約サービスを利用すれば、契約書の締結履歴が自動で記録され、更新時期のリマインド機能も活用できるでしょう。

発注書（注文書）・注文請書

発注書と注文請書は、案件開始時に取り交わす重要な書類です。紙でやり取りしていると郵送に時間がかかり、プロジェクト開始が遅れる原因にもなります。

電子発注システムを導入すれば、発注内容をオンラインで送信し、相手方がシステム上で承諾するだけで注文請書の発行が完了します。発注履歴も一覧で管理でき、過去の発注条件を参照しやすくなるため、営業担当者の業務効率も向上します。

請求書のPDF化・Web発行

請求書の電子化は、インボイス制度対応の観点からも必須です。適格請求書を電子データで発行・保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムの利用が必要です。

請求書発行システムを導入することで、勤怠データをもとに自動で請求書が作成され、取引先へメールやWebポータル経由で送付できます。紙の請求書を印刷・封入・郵送する作業が不要となり、月初の請求業務を大幅に効率化できるでしょう。

勤怠管理表・作業報告書

SES企業では、エンジニアの勤怠管理表と作業報告書の回収が毎月発生します。従来はExcelファイルをメールで回収し、手作業で集計している企業が多いかと思います。

クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、エンジニアがシステム上で勤怠を入力し、管理者がリアルタイムで回収状況を確認できます。未提出者への自動リマインド機能を活用すれば、月末の回収業務にかかる時間も削減できるでしょう。

36協定届・労働条件通知書などの労務書類

36協定届や労働条件通知書といった労務関連書類も電子化の対象となります。2019年の法改正により、労働条件通知書は電子交付が可能になりました。

また、36協定届は電子申請で労働基準監督署へ提出できます。

これらをクラウド上で管理することで、紙書類の紛失リスクが減り、過去の届出履歴も簡単に参照できるようになります。労務管理システムと連携した場合、アラート機能で届出期限のリマインドも受け取れるので便利です。

5.SESのペーパーレス化に役立つツール6選

この章では、SES企業のペーパーレス化に有効なツールを6つのカテゴリに分けて紹介します。各ツールの特徴を把握し、自社に合った組み合わせを検討しましょう。

電子契約サービス

電子契約サービスは、契約書の作成・送信・署名・保管をオンラインで完結できるサービスです。代表的なサービスとして「クラウドサイン」や「電子印鑑GMOサイン」があります。

クラウドサインは導入社数250万社以上の実績を持ち、弁護士監修のもと開発されています。GMOサインは月額8,800円から利用でき、立会人型と当事者型の両方に対応しているのが特徴です。

電子署名法に準拠したサービスを選ぶことで、法的に有効な契約締結が可能となります。

SES特化型基幹システム（ERP）

SES業界に特化した基幹システムを導入すると、契約管理・勤怠回収・請求処理を一元管理できます。「FreelanceBase（フリーランスベース） 」がこのカテゴリに該当します。

FreelanceBaseは、フリーランスエージェント・SES企業向けに開発されたCRMで、100社以上の導入実績があります。集客から契約、請求・支払まで全ての業務を一元管理でき、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。

ExcelやスプレッドシートからのDX化を進めたい企業におすすめです。その他「Fairgrit」や「SES WORKS」などのサービスもあります。

勤怠管理システム

クラウド型勤怠管理システムは、エンジニアの勤怠入力から回収・集計までをオンラインで完結させます。SES企業に適したサービスとして「FreelanceBase（フリーランスベース） 」が挙げられます。

FreelanceBaseでは、自動で作業報告書の回収依頼を送付し、クラウド上で作業報告書や作業時間を一括管理できます。稼働管理から請求・支払までを一気通貫で行えるため、月末業務の工数を大幅に削減できるでしょう。

その他「HRMOS勤怠 by IEYASU」などのサービスもあります。

請求書発行システム

請求書発行システムを導入すると、勤怠データや契約情報をもとに請求書を自動生成できます。SES企業では取引先ごとに契約条件（時間幅精算、超過・控除計算など）が異なるため、手作業での計算ではミスが発生しやすい状況でした。

「FreelanceBase（フリーランスベース） 」は、下請法・フリーランス保護新法・インボイス制度・電子帳簿保存法に対応した請求書の発行と保存が可能です。SES特有の時間幅精算契約や企業ごとの合算請求、途中入退場などのイレギュラーな契約にも対応しており、100社以上のエージェント・SES企業で導入されています。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、電子化した書類を保管・共有するための基盤となります。「Google Drive」「Microsoft OneDrive」「Box」などが代表的なサービスです。

アクセス権限を設定することで、部署ごとや取引先ごとにファイルを管理できます。

電子帳簿保存法に対応したサービスであれば、タイムスタンプ機能や検索機能も備わっており、法的要件を満たした状態での保存が可能です。

容量やセキュリティ機能を比較し、自社の規模に合ったプランを選択しましょう。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、稟議書や経費精算書などの承認プロセスを電子化するサービスです。紙の回覧では時間がかかっていた承認作業が、オンライン上で完結するようになります。

申請者はシステム上で必要事項を入力し、承認者はパソコンやスマートフォンから承認・却下の操作を行えます。テレワーク環境でも稟議がストップしないため、意思決定のスピードが向上するでしょう。

勤怠管理システムや会計システムと連携できるサービスを選ぶと、さらなる効率化が期待できます。

ツール選びのチェックリスト

ペーパーレス化ツールを選定する際には、以下の項目を確認しましょう。

自社の状況に合ったツールを選ぶために、各項目をチェックしてみてください。

6.SES企業のペーパーレス化を成功させる進め方

この章では、ペーパーレス化を段階的に進めるための具体的なステップを解説します。計画的に進めることで、失敗リスクを軽減できます。

導入ステップを把握する

まずはペーパーレス化の全体像を把握しましょう。一度に全てを電子化するのではなく、段階的に進めることをおすすめします。

最初に現状の紙業務を棚卸しし、電子化の優先順位を決めます。契約書や請求書など外部との取引に関わる書類は、取引先との調整が必要なため後回しにし、社内文書から着手する方法が現実的です。

次に、導入するツールを選定し、小規模なパイロット運用を実施してください。問題点を洗い出してから全社展開することで、混乱を最小限に抑えられます。

取引先へ依頼を行う

導入ステップを把握した後、取引先への依頼を進めましょう。電子契約や電子請求書の導入には、取引先の同意が必要です。

主要取引先には事前に電子化への移行を打診し、理解を得ておきましょう。

電子契約サービスの多くは、受信側は無料で利用できるため、相手方のコスト負担はほとんどありません。ただし、ITリテラシーやセキュリティポリシーの観点から電子化に難色を示す企業もあります。

その場合は無理に押し付けず、紙運用を継続しながら徐々に理解を深めてもらうアプローチが有効です。

社内周知とルール整備を行う

取引先への依頼と並行して、社内への周知とルール整備も進めましょう。新しいシステムの操作マニュアルを作成し、全従業員向けの研修を実施してください。

特に電子帳簿保存法に対応するためには、ファイルの命名規則や保存先フォルダの統一など、運用ルールを明確に定める必要があります。また、紙に戻さないための仕組みづくりも大切です。

「プリンターの台数を減らす」「複合機の利用状況を可視化する」など、物理的な環境整備も効果があるでしょう。導入後も定期的に運用状況を確認し、改善を続けることで定着率が高まります。

7.まとめ

本記事では、SES企業におけるペーパーレス化について、メリットや失敗しやすいポイント、電子化すべき書類一覧、役立つツール、成功させる進め方まで幅広く解説してきました。

SES企業にとってペーパーレス化は、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応だけでなく、印紙代・郵送費の削減や勤怠精算ミスの防止、テレワーク対応など多くのメリットをもたらします。

一方で、導入コストの試算や取引先との合意形成、社内へのITリテラシー教育といった準備を怠ると失敗につながりやすいため、段階的に進めることが大切です。

ペーパーレス化を検討している方は、まず自社で発生している紙業務の棚卸しから始めてみてください。優先度の高い書類を明確にした上で、無料トライアルを提供しているツールを試してみることをおすすめします。

働き方改革やDX推進が加速する中、SES企業における業務効率化の重要性は今後ますます高まっていくでしょう。ペーパーレス化を実現し、競争力のある企業体制を構築する第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。