SES業務の脱エクセルを成功させる方法とは？おすすめ管理ツール5選と導入成功させる4ステップを解説

1.SES企業で脱エクセルが必要な5つの理由

この章では、SES企業がExcel運用を続けることで直面するリスクと課題について解説します。転記ミスや属人化、法対応の難しさなど、具体的な問題を把握することで、脱エクセルの必要性が明確になります。

手作業による転記ミス・計算ミスが多発する

SES業務でExcelを使い続ける最大のリスクは、手作業による転記ミスや計算ミスが頻発することです。勤怠データの入力、請求額の算出、契約内容の転記といった作業は、すべて人の手で行うため、注意してもヒューマンエラーを完全に防ぐことはできません。

たとえば、エンジニアの勤務時間を集計する際にセルの参照範囲を誤ったり、超過控除の計算式を間違えたりするケースがあります。こうしたミスが請求金額に反映されれば、クライアントとの信頼関係を損なう原因になるでしょう。

また、エラーの発見が遅れるほど修正作業に時間を取られ、本来の営業活動やエンジニアフォローに充てる時間が削られてしまいます。

データの正確性を担保するには、入力と検証を自動化できる管理ツールの導入が効果的です。

要員管理や契約管理が属人化している

特定の担当者だけが管理方法を把握している状態は、組織にとって大きなリスクです。Excel管理では、ファイルの構成や関数の設定方法が担当者の裁量に委ねられるため、その人が異動や退職をした場合、業務の引き継ぎが難しくなります。

SES企業では、エンジニアごとの契約条件、単価、稼働時間、契約更新時期などを複合的に管理しなければなりません。しかし、こうした情報がひとりの頭の中やローカルのExcelファイルに閉じ込められていると、チーム全体で情報を共有できなくなります。

担当者不在時に契約更新の連絡が漏れたり、請求処理が滞ったりするトラブルも起こりやすいでしょう。属人化を解消するためには、情報を一元管理できるクラウドシステムの活用をおすすめします。

ファイルが分散し最新データがわからない

複数のExcelファイルが社内に散在すると、どれが最新版なのか判断できなくなります。「営業用」「経理用」「報告用」といった形で目的別にファイルが作られ、それぞれが個別に更新されるケースもあります。

このような状態では、営業担当が見ている情報と経理担当が見ている情報に食い違いが生じ、請求金額の相違や契約条件の認識違いといった問題が発生します。

また、ファイルをメールで共有する運用では、上書き保存のタイミングによってデータが競合し、過去の修正内容が消えてしまうこともあるでしょう。

クラウド型の管理ツールであれば、常に最新データにアクセスでき、複数人が同時に情報を確認・更新できます。

エンジニア増加でExcel運用が限界になる

エンジニアの人数が増えるほど、Excel管理は大変になります。

創業初期であれば数名分の勤怠や契約をひとつのファイルで管理できても、10名、50名、100名と規模が拡大するにつれ、ファイルの肥大化、処理速度の低下、管理工数の増加といった問題が出てくるでしょう。

実際に、エンジニア数が50名を超えたあたりから「月末の締め作業だけで丸一日かかる」「勤怠回収の催促メールに追われる」といった声も多く聞かれます。Excel管理では、事業規模の拡大に伴って管理コストが増えるため、成長を妨げる要因になります。

将来の事業拡大に備えるためにも、早い段階で専用ツールへの移行を検討しましょう。

インボイス制度・電帳法に対応しづらい

2023年10月に開始されたインボイス制度、2024年1月に完全義務化された電子帳簿保存法への対応は、Excel管理では難しいのが現状です。インボイス制度では、請求書に登録番号や税率ごとの消費税額を正確に記載しなければなりません。

電子帳簿保存法では、電子取引で受領したデータを電子形式のまま保存することが義務付けられています。Excel管理の場合、これらの要件を満たすために手作業で項目を追加したり、保存ルールを新たに設けたりする必要があり、対応漏れのリスクが高まります。

日本商工会議所 の調査によれば、中小企業の82.2%がインボイス制度導入により事務負担の増加を感じているとのことです。

法令対応まで考慮すると、インボイス制度や電帳法に標準対応した管理ツールを導入するメリットは大きいといえるでしょう。

2.SES業務で脱エクセルするメリット・デメリット

この章では、脱エクセルによって得られる業務改善効果と、導入時に考慮すべきコスト・学習面の課題を整理します。メリットとデメリットの両面を把握したうえで、自社にとって最適な判断材料にしましょう。

脱エクセルのメリット

請求業務の工数を大幅に削減できる

脱エクセルの最大のメリットは、請求業務にかかる工数を大幅に削減できることです。専用の管理ツールを導入すれば、勤怠データと契約情報を連携させ、請求書を自動生成できるようになります。

従来のExcel運用では、エンジニアから勤怠表を回収し、契約条件を確認しながら請求額を計算し、請求書を作成して送付するという一連の作業に多くの時間を費やしていました。

しかし、管理ツールを活用すれば、これらの作業がワンクリックで完結します。実際に、請求書作成の工数を1/10程度に削減できた企業もあります。削減した時間は、営業活動やエンジニアフォローに充てることができるでしょう。

契約更新漏れや請求ミスを防止できる

管理ツールには、契約更新期限が近づいたエンジニアを自動で一覧化し、アラートを表示する機能があります。これにより、契約更新漏れを未然に防ぐことが可能です。

Excel管理では、契約終了日を目視で確認する必要があり、見落としが発生しやすい状態でした。更新確認が遅れると、クライアントとの契約延長交渉の機会を逃したり、エンジニアのアサイン調整が間に合わなくなったりします。

システムによる自動アラートと一覧管理を活用すれば、こうしたリスクを減らせるでしょう。

稼働状況をリアルタイムで共有できる

クラウド型の管理ツールを導入すれば、エンジニアの稼働状況や勤怠データをリアルタイムで共有できます。営業担当、経理担当、経営層がそれぞれ必要な情報にすぐアクセスできるため、意思決定のスピードが上がります。

たとえば、空きが出そうなエンジニアを事前に把握し、次の案件への提案を早めに開始できます。また、残業が多いエンジニアを早期に把握し適切なフォローを行うことで、離職防止にもつながります。

プロジェクト別の収益性を可視化できる

管理ツールでは、プロジェクトごとや取引先ごとの売上・利益を自動集計し、見える化できます。Excel管理では難しかったリアルタイムの収益分析が、ダッシュボード形式で簡単に確認できるようになるでしょう。

どのプロジェクトが高収益か、どの取引先との取引が赤字傾向にあるかを把握することで、戦略的な営業判断や価格交渉の材料として活用できます。経営判断のスピードと精度を高めるうえで、データの見える化は重要な要素です。

偽装請負リスクの回避につながる

SES業務では、契約形態に応じた適切な書類作成と管理が求められます。派遣契約の場合、就業条件明示書や派遣元管理台帳など、法令で定められた書類を正しく作成・保管する必要があります。

管理ツールの中には、派遣法に準拠した帳票を自動出力できるものがあり、法令遵守の観点からもリスクを減らせます。契約形態ごとに必要な書類が明確になるため、意図せず偽装請負に該当してしまうリスクを回避できるでしょう。

脱エクセルのデメリット

導入・運用コストが発生する

管理ツールを導入する場合、初期費用や月額利用料が発生します。SES管理ツールの月額費用は、稼働エンジニア数やユーザー数に応じて数千円から数万円程度が一般的です。

無料プランや無料トライアル期間を設けているサービスもありますが、本格運用時にはコストがかかることを前提に予算を組む必要があります。

ただし、削減できる人件費や、ミス・漏れによる損失を考えれば、費用対効果がプラスになるケースがほとんどでしょう。導入前に、現状の作業工数を数値化し、ツール導入による削減効果を試算しておくと判断しやすくなります。

現場の学習コストと定着までの時間

新しいツールを導入する際には、現場担当者の学習コストと定着までの時間を見込んでおく必要があります。長年Excelで業務を行ってきた担当者にとって、新システムへの移行は心理的な抵抗感を伴うこともあるでしょう。

この課題に対しては、サポート体制が充実したツールを選ぶことで負担を軽減できます。チャットや動画マニュアル、導入支援コンサルティングなどを提供しているサービスを選べば、スムーズに立ち上げられます。

また、いきなり全社導入するのではなく、特定部門や特定業務から段階的に導入する方法も有効です。

3.SES企業向けおすすめ管理ツール5選【料金・機能比較】

この章では、SES企業の業務効率化に役立つ管理ツールを5つ厳選して紹介します。各ツールの特徴や強み、料金体系を比較し、自社の課題やフェーズに合ったツール選びの参考にしてください。

SES管理ツールの選び方

SES管理ツールを選ぶ際は、自社の課題を明確にしたうえで、必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。

契約・請求管理に課題があるのか、要員管理・アサイン検討に課題があるのか、あるいは営業活動の効率化が必要なのかによって、最適なツールは異なります。

ツール選定時にチェックしておきたいポイントは以下のとおりです。

• 自社の課題（請求業務、契約管理、勤怠回収など）を解決できる機能があるか

• 無料トライアルやデモで実際の操作感を確認できるか

• インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しているか

• 導入後のサポート体制（チャット、電話、コンサルティングなど）が充実しているか

• 料金体系が自社の規模・予算に合っているか

これらのポイントを踏まえたうえで、複数のツールを比較検討し、トライアルで実際に試してから導入を決定することをおすすめします。

FreelanceBase（フリーランスベース）

（出典：https://freelancebase.jp/）

FreelanceBase（フリーランスベース）は、フリーランスエージェント・SES企業に特化したCRMです。契約・請求業務の効率化、人材管理・タレントプール構築、進捗管理の効率化という3つの領域をカバーしている点が特長です。

集客から成約、契約・請求・支払までの一連の業務をひとつのツールで管理できるため、複数のツールを使い分ける必要がありません。

また、ノーコードで自社案件サイトを構築できる機能も備わっており、SEO対策済みのサイトをすぐに立ち上げられます。フリーランスボード などの外部集客媒体との連携にも対応しているため、人材獲得から契約管理までを一貫して進められます。

さらに、同社が提供する案件データベース「エンジニアダッシュ 」を活用すれば、200件以上のエンド案件に直接提案でき、新規開拓の営業工数を削減しながら売上向上も期待できます。

契約書や請求書の作成では、下請法、フリーランス保護新法、インボイス制度、電子帳簿保存法に対応しており、法令面でも安心です。SES特有の時間幅精算契約や企業ごとの合算請求、途中入退場といった複雑な契約にも柔軟に対応できます。

導入時のセットアップサポートや、導入後の定期的なコンサルティングが無料で提供されている点も特長の1つです。これまで200社以上のフリーランスエージェント・SES企業を支援してきた実績があり、業務効率化だけでなく、集客戦略や営業戦略のアドバイスを受けられます。

FreelanceBase（フリーランスベース）は初めてツール導入を検討する企業に適しているサービスです。

Fairgrit

（出典：https://www.agent-grow.com/fairgrit/）

Fairgritは、SES業界に特化した業務効率化SaaSです。勤怠管理、契約管理、請求書の発行・送付などのバックオフィス業務を一括で管理でき、要員提案の一斉送信や案件ステータス管理にも対応しています。

勤怠不良や超過労働などフォローが必要な要員を自動で抽出し、一覧化できる機能も案内されています。

fapi

（出典：https://www.fdc-inc.co.jp/fapi/）

fapiは、エンジニアのスキル管理とプロジェクトへのアサイン検討を支援するクラウドサービスです。

スキル情報の体系的な登録や、アサイン状況のリアルタイム管理、候補者検索、集計・分析、グラフ表示などの機能が案内されています。業務経歴表のExcel出力にも対応しています。

事務SOL

（出典：https://www.jimusol.net/）

事務SOLは、案件の管理、請求書の作成、給与計算など、事務に必要な機能をまとめて扱えるクラウドサービスです。事務作業でできたデータをもとに経営分析を行える旨も案内されています。

kintone（キントーン）

（出典：https://kintone.cybozu.co.jp/）

kintone（キントーン）は、業務アプリを作成できるクラウドサービスです。Excelのデータを読み込んで業務アプリを作成でき、部署・業種別に100以上のサンプルアプリや、100種類以上のテンプレートが用意されている旨が案内されています。

4.SES企業が脱エクセルを成功させる4ステップ

この章では、脱エクセルを実現するための具体的な手順を4つのステップに分けて解説します。いきなりツールを導入するのではなく、段階的に進めることで定着しやすくなり、期待する効果も得やすくなります。

現状の課題とゴールを明確化する

脱エクセルを成功させる第一歩は、現状の課題とゴールを明確にすることです。

「どの業務の、何に困っているのか」を具体的に洗い出し、「どうなれば成功か」という到達点を決めましょう。

たとえば、「月末の請求書作成に3日かかっている」「契約更新の確認漏れが年に数件発生している」といった課題を挙げ、「請求書作成を1日で完了させる」「契約更新漏れをゼロにする」といったゴールを設定します。

この段階で、現状の作業時間やミスの発生頻度を数値で記録しておくと、導入後の効果測定がしやすくなるでしょう。課題とゴールが明確になれば、ツール選定の軸も定まりやすいです。

スモールスタートで並行運用を開始する

全社でExcel運用を即座に廃止するのではなく、特定の業務や特定の部門から段階的に移行する「スモールスタート」が効果的です。たとえば、まずは請求業務だけ、あるいは新規契約分からツールで管理するなど、範囲を限定して始めることで、リスクを抑えながら運用のノウハウを蓄積できます。

並行運用期間中は、Excelとツールのデータをダブルチェックしながら進めることで、入力漏れやデータの食い違いを防げるでしょう。この期間に見つかった課題や改善点を記録しておき、本格運用時に反映させることが大切です。

小さな成功体験を積み重ねることで、現場の抵抗感を和らげ、スムーズな定着につなげられます。

ツールを比較しトライアルで試す

複数のツールを比較検討し、無料トライアルやデモを通じて実際の操作感を確認しましょう。カタログ上の機能だけでなく、自社の業務フローに合っているか、現場担当者が使いこなせるかを実際に試してみることが大切です。

トライアル時に確認しておきたいポイントは以下のとおりです。

• 日常業務の流れに沿った操作が直感的にできるか

• データ移行（既存Excelからのインポート）がスムーズにできるか

• 不明点があった際のサポート対応は迅速か

• 出力できる帳票の形式やデザインが自社の要件を満たしているか

トライアル期間中に実際の業務データを入力し、一連の流れを試すことで、導入後のギャップを減らせるでしょう。

運用ルールを整備し効果測定を行う

ツール導入後は、運用ルールを整備し、定期的に効果測定を行うことが定着するために大切です。誰がどのタイミングでデータを入力するのか、承認フローはどうするのか、といった運用ルールを明文化し、チーム全体で共有しましょう。

効果測定では、導入前に設定したゴールに対する達成度を確認します。「請求書作成にかかる時間が〇時間短縮された」「契約更新漏れが〇件減少した」といった数値での成果を見える化することで、ツール導入の価値を社内に示せるでしょう。

また、運用を続ける中で新たな課題や改善要望が出てくることもあります。ツールによっては機能追加やカスタマイズに対応しているため、サポート窓口やベンダーと連携しながら改善を進めていくことをおすすめします。

5.まとめ

本記事では、SES企業における脱エクセルの必要性から、メリット・デメリット、おすすめの管理ツール5選、導入を成功させるためのステップまで解説しました。

Excel管理を続けていると、転記ミスや属人化、法対応の遅れといった課題が積み重なり、事業成長の足かせになりかねません。脱エクセルを検討する際は、まず自社の課題を整理し、「何を解決したいのか」を明確にすることから始めてみてください。

SES業界では、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が求められるなど、管理業務の複雑化が進んでいます。今のうちに業務基盤を整えておくことで、今後の事業拡大にも柔軟に対応できるでしょう。

多くのツールが無料トライアルを提供しているので、気になるサービスがあれば実際に試してみることをおすすめします。

本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。