SES契約で注文書・請書を電子化する方法｜印紙税不要のメリットや電子帳簿保存法の保存要件など解説
- ＳＥＳの注文書や請書の電子化は電子署名法と電子帳簿保存法を根拠としており、法的にも有効な事務効率化手段です。
- 電子契約は紙の文書を用いないため印紙税の課税対象外となり、年間の印紙代や郵送費用を大幅に削減することが可能です。
- オンライン上で契約締結を完結させることで郵送期間を短縮でき、案件参画のタイミングに合わせた迅速な対応が実現します。
- 電子帳簿保存法に基づき、日付や金額での検索機能の整備と、法人の場合は原則七年間のデータ保存義務が課されます。
- 真正性を保つにはタイムスタンプ付与や、アクセス権限の設定、データの暗号化といったセキュリティ対策が不可欠です。
SES（システムエンジニアリングサービス）業界において、毎月の契約更新や新規参画に伴う注文書・請書のやり取りは、事務作業の大きな負担となっています。
「郵送の手間を減らしたい」「毎月かかる印紙代を削減したい」と考えてはいるものの、電子帳簿保存法などの法的要件が壁となり、なかなか導入に踏み切れない担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事では、SES契約における注文書・請書の電子化について、その法的根拠から得られるメリット、具体的な導入手順、そして実務で注意すべき保存要件までをわかりやすく解説します。
1.SES契約における注文書・請書とは？
この章では、注文書と請書それぞれの役割と違いを明確にし、電子化が法的に認められる根拠やSES契約特有の印紙税の取り扱いについて解説します。
注文書と請書の違い
注文書は発注者が業務委託の意思を示す「申込」の書類であり、請書は受注者がその注文を引き受ける「承諾」を示す書類です。
注文書と請書は一見似た役割を担っているように思われますが、契約成立のプロセスにおいて位置づけが異なります。民法の原則では、契約は「申込」と「承諾」が合致することで成立します。
注文書は申込の内容を明確にする役割があり、請書はその申込に対する承諾を文書として残す役割を持ちます。ただし、承諾は請書に限られず、メールでの受諾返信や業務への着手などから承諾が認められる場合もあります。
そのため、請書がないことだけで直ちに契約が無効になるわけではありません。
一方で、請書がないと、承諾の事実や合意内容が争われた際に証拠が弱くなりやすいため、安定した取引関係を維持する観点では、注文書と請書（または承諾を確認できる証跡）をセットで管理する運用が重要です。
注文書と請書の違い
項目 | 注文書 | 請書 |
|---|---|---|
作成者 | 発注者（委託者） | 受注者（受託者） |
法的位置づけ | 申込 | 承諾 |
記載内容 | 業務内容、期間、報酬額など | 注文内容の確認、受諾の意思表示 |
収入印紙 | 原則不要 | 契約内容が「請負に関する契約書」に当たる場合は必要（紙で作成する場合） |
注文書・請書の電子化が認められる法的根拠とは
注文書・請書の電子化は、電子署名法と電子帳簿保存法の2つの法律を根拠として認められています。
電子署名法では、一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は本人の意思に基づき作成されたものと推定されます。そのため、電子署名を付した注文書・請書は合意内容と当事者性を示す証拠として扱えます。
また、電子帳簿保存法では国税関係書類を一定の要件のもとで電子保存できます。2024年1月以降はメールやクラウド等で授受した電子取引データを電子データのまま保存することが基本です。
SES企業が注文書・請書をメールやクラウドで授受する場合は、電子化を前提とした業務設計が合理的です。
SES契約と請負契約で印紙税の扱いは異なる
SES契約（準委任契約）の請書には原則として収入印紙が不要であり、請負契約とは印紙税の扱いが異なります。
印紙税は印紙税法で定められた「課税文書」に対して課され、「請負に関する契約書」は第2号文書に該当し契約金額に応じて印紙税が課されます。SES契約は成果物の完成ではなく業務の遂行を目的とする準委任契約であるため、通常は「請負に関する契約書」には当たりません。
ただし、SES契約であっても契約書の内容が「仕事の完成」や「成果物の納品」を約束するなど請負の実態を備える場合は、第2号文書と判断される可能性があります。契約書の名称ではなく条項と実態により印紙税の要否が変わる点に注意が必要です。
また、電子契約として電磁的記録で完結し紙の課税文書を作成・交付しない運用の場合は、通常は印紙税が発生しません。
契約形態別の印紙税の扱い
契約形態 | 印紙税の要否 | 備考 |
|---|---|---|
準委任契約（SES契約） | 原則不要 | 「仕事の完成」を約さない限り、通常は第2号文書に当たりません |
請負契約 | 必要 | 第2号文書（契約金額に応じて課税） |
電子契約 | 不要 | 電磁的記録で完結し、紙の課税文書を作成・交付しない運用であれば通常は発生しません |
2.SES企業が注文書・請書を電子化するメリット
この章では、注文書・請書の電子化によってSES企業が享受できるコスト削減効果や業務効率化のメリットについて、具体的な数値を交えながら解説します。
収入印紙が不要になる
電子契約で注文書・請書をやり取りすれば、印紙税が課されないため、収入印紙のコストを完全に削減できます。
印紙税は紙の文書に対して課される税金であり、電子データとして作成・送受信される文書は課税対象外となります。国税庁も、請書を電子記録に変換してメールで送付した場合、印紙税は不要であるという見解を示しています。
SES企業では、パートナー企業との取引ごとに請書を発行するため、取引件数が多いほど印紙税の負担は大きくなります。たとえば、月間50件の新規契約があり、各契約の請書に200円の印紙が必要な場合、年間で12万円の印紙代が発生します。
契約金額が大きければ印紙税額も増加し、年間数十万円規模のコスト削減につながるケースも珍しくありません。電子化によるコストメリットは、導入後すぐに実感しやすいポイントです。
印刷・郵送・保管コストを削減できる
電子化により、印刷代・郵送費・保管スペースにかかる経費を大幅に削減できます。
紙の書類で注文書・請書をやり取りする場合、用紙代やインク代、封筒代、郵送費が取引のたびに発生します。さらに、法定保存期間中は書類を適切に保管する必要があるため、ファイルやキャビネットの購入費用、保管場所の賃料も継続的なコストとなります。
電子化すれば、これらの費用をほぼゼロに抑えることが可能です。具体的には、1件あたりの印刷・郵送コストが150〜200円程度だとすると、月間100件の取引で年間18〜24万円の削減効果が見込めます。
また、紙書類の保管スペースが不要になることで、オフィスの有効活用にもつながります。ペーパーレス化は、コスト削減と業務効率化を同時に実現する施策です。
契約締結のスピードが向上する
電子化によって、注文書・請書のやり取りがオンラインで完結し、契約締結までの期間を大幅に短縮できます。
紙の書類を郵送でやり取りする場合、発送から到着まで2〜3日、相手方の処理期間を含めると1週間程度かかることもあります。内容に修正が必要になれば、さらに時間を要します。
一方、電子契約ではメールやクラウドサービスを通じて即座に書類を送受信できるため、最短で当日中に契約を締結することも可能です。SES業界では、案件の開始タイミングに合わせて迅速に契約を締結する必要があるケースが多くあります。
契約手続きの遅延が案件参画の遅れにつながれば、ビジネス機会の損失になりかねません。電子化によるスピードアップは、競争力の向上に直結する重要なメリットです。
テレワーク・リモートワークに対応できる
電子化された書類はインターネット環境があればどこからでもアクセスでき、場所を選ばない働き方を実現します。
紙の書類で契約業務を行う場合、押印や郵送作業のためにオフィスへ出社する必要がありました。しかし、電子契約を導入すれば、パソコンとインターネット環境さえあれば自宅でも外出先でも契約手続きを完了できます。
バックオフィス業務のリモートワーク化は、人材確保や従業員満足度の向上にも寄与します。特にSES企業では、営業担当者が外出先から契約手続きを進めたいケースや、管理部門のスタッフが在宅で業務を行いたいケースが増えています。
電子化は、柔軟な働き方を支える基盤として欠かせない取り組みといえます。
3.注文書・請書を電子化する方法
この章では、注文書・請書を電子化する際の具体的な手段として、PDF送付、クラウド型電子契約サービス、スキャン保存の3つの方法を比較しながら紹介します。
PDFをメールで送付する
WordやExcelで作成した注文書・請書をPDFに変換し、メールで送付する方法は、特別なシステム導入なしで始められる最もシンプルな電子化手段です。
多くの企業で利用されているWordやExcelを使えば、注文書・請書のテンプレートを作成し、PDFとして保存できます。作成したPDFファイルをメールに添付して取引先に送付すれば、紙の書類を郵送する手間を省けます。
既存のツールを活用できるため、導入コストがほとんどかからない点が大きなメリットです。ただし、PDF送付だけでは電子署名やタイムスタンプが自動で付与されないため、書類の真正性（誰が作成し、後から改ざんされていないか）を強く示す機能は限定的です。
また、メールやクラウド等で授受した注文書・請書のPDFは、電子帳簿保存法上の電子取引データに該当する場合があるため、電子データのまま保存することが基本となります。
電子帳簿保存法に対応するためには、改ざん防止の措置（例：タイムスタンプ付与、訂正・削除の履歴が残る形での保存など）と、「日付・金額・取引先」で検索できる状態（索引簿の作成や、規則性のあるファイル名＋フォルダ集約など）を整備する必要があります。
取引量が少ない場合や、段階的に電子化を進めたい場合に適した方法です。
クラウド型電子契約サービスを利用する
クラウド型電子契約サービスを導入すれば、電子署名やタイムスタンプの付与から保管まで一元管理でき、電子帳簿保存法への対応も効率的に行えます。
GMOサインやクラウドサイン、マネーフォワード クラウド契約などのクラウド型電子契約サービスは、契約書の作成・送信・締結・保管をオンライン上で完結できるサービスです。
電子署名とタイムスタンプを確認できる仕組みを備えており、合意の証明や改ざん検知に役立ちます。
主なクラウド型電子契約サービスの特徴
機能・特徴 | 内容 |
|---|---|
電子署名・タイムスタンプ | 署名と時刻情報を付与・検証でき、合意の証明や改ざん検知に役立ちます |
テンプレート機能 | よく使う書類のひな形を登録できます |
検索・管理機能 | 取引先名、日付、金額などの情報で検索できます |
アクセス権限設定 | 部門・役職ごとに閲覧権限を設定できます |
相手方のシステム導入 | 立会人型の運用であれば、相手方が同じサービスに登録せずに締結できる場合があります |
多くのサービスでは「立会人型」の電子契約に対応しており、取引先が同じサービスに加入していなくても契約を締結できる運用が可能です。取引量が多いSES企業や、複数のパートナー企業と契約を交わす企業には、クラウド型電子契約サービスの導入が効果的です。
紙の書類をスキャンして電子保存する
既存の紙書類をスキャンして電子データ化する方法は、過去の書類を含めて電子保存に移行したい場合に有効です。
電子帳簿保存法では、一定の要件を満たせば紙の書類をスキャンして電子データとして保存することが認められています。複合機やスキャナーを使って紙の注文書・請書を読み取り、PDFなどの形式で保存します。
スキャン保存の場合は、要件を満たして保存している限り、スキャン後に同等確認を行えば紙の原本を廃棄できます。ただし、スキャナ保存には技術的要件があります。解像度は200dpi相当以上が必要で、重要書類では赤・緑・青それぞれ256階調以上での読み取りが求められます。
また、真実性を確保するため、タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残る（もしくは訂正・削除ができない）仕組みで保存するなどの対応が必要です。要件を正しく理解したうえで運用ルールを整備することが重要です。
4.電子帳簿保存法に対応するための保存要件
この章では、電子化した注文書・請書を適法に保存するために必要な期間、真実性の確保方法、可視性の確保要件について具体的に説明します。
法人は7年間、個人事業主は5年間保存する必要がある
電子化した注文書・請書は、法人は法人税法施行規則に基づき確定申告書提出期限の翌日から7年間、個人事業主は所得税法に基づき5年間の保存義務があります。
法人が欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間の保存が必要です。保存期間中に書類を紛失した場合や税務調査で提示できない場合は、経費として認められないリスクや追徴課税の対象となる可能性があります。
そのため、バックアップを取りやすい電子データのメリットを活かし、紙書類より紛失リスクを低減した管理体制の構築が大切です。
タイムスタンプ・電子署名で真実性を確保する
電子帳簿保存法では、保存した電子データが作成時点から改ざんされていないことを証明する真実性の確保が求められており、以下のいずれかの方法で対応します。
タイムスタンプが付与された電子データを受け取る
保存する電子データにタイムスタンプを付与する（最長2か月と概ね7営業日以内）
訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで保存する
訂正・削除の防止に関する事務処理規程を策定し、遵守する
2022年の法改正により、訂正・削除の履歴が残るクラウドシステムを利用する場合はタイムスタンプの付与を省略できます。
また、タイムスタンプ付与が難しい場合は、国税庁が公開している事務処理規程のサンプルを参考に自社の規程を整備することも有効です。
検索機能・閲覧環境を整備して可視性を確保する
電子帳簿保存法では、税務調査などの際に電子データを迅速に確認できるよう、検索機能と閲覧環境の整備が義務付けられており、以下の要件を満たす必要があります。
取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として指定できること
日付または金額の範囲指定による検索ができること
2つ以上の項目を組み合わせた検索ができること
パソコンやディスプレイなど、電子データを表示・印刷できる環境を備えるこ
ただし、税務職員からのダウンロード要請に応じられる場合は範囲指定や組み合わせ検索の要件は不要となります。
なお、年間売上高が5,000万円以下の事業者はダウンロード要請に応じられる場合に検索要件のすべてが免除されるため、自社の規模に応じた対応範囲を確認してください。
5.SES企業が注文書・請書を電子化する導入ステップ
この章では、SES企業が注文書・請書の電子化をスムーズに進めるための4つのステップを順を追って解説します。
ステップ1：電子化する書類を検討する
SES企業が注文書・請書の電子化を進める際は、まず現状の契約業務フローを整理し、どの書類を電子化するか対象範囲を明確にすることから始めます。
基本契約書、個別契約の注文書・請書、その他の付随書類のうち、取引件数が多いものから優先的に着手すると電子化の導入効果を早期に実感しやすくなります。
なお、取引先が電子契約に対応していない場合は、一度にすべてを電子化せず紙と電子の併用期間を設けながら段階的に移行するアプローチが円滑な導入に有効です。
ステップ2：パートナー企業へ周知し承諾を得る
SES企業が注文書・請書を電子化する際は取引先の協力が不可欠であり、事前に電子化の方針を伝えて理解と承諾を得る必要があります。
電子データでの受領やシステムへのアクセスを取引先にお願いするため、スピードアップや印紙税不要のメリットを丁寧に説明します。また、突然の変更で混乱を招かないよう余裕を持って周知することが大切です。
「立会人型」電子契約サービスを利用すると取引先がサービス未加入でもメールのリンクから署名できるため、導入のハードルを下げられます。
ステップ3：導入するシステムを選定する
SES企業が注文書・請書の電子化システムを選定する際は、自社の取引規模や業務フローに合ったサービスを比較検討し、以下のポイントを確認します。
電子帳簿保存法の要件を満たしているか
電子署名・タイムスタンプの付与機能があるか
テンプレート機能や検索機能が充実しているか
月額費用や送信料などのコスト体系が自社に合っているか
取引先が利用しやすい仕様か（立会人型対応など）
無料トライアルを提供しているサービスも多いため、実際に操作感を確かめてから導入を決定し、サポート体制やセキュリティ対策の充実度も確認します。
ステップ4：運用ルールを整備して社内外へ周知する
SES企業が注文書・請書を電子化した後は、業務フローや保存ルールを明文化し、担当者への教育と社内外への周知を徹底することで円滑な運用を実現します。
システムを導入するだけでは電子化のメリットは十分に発揮されないため、誰がどのタイミングで書類を作成・送信し、電子データをどう保存・管理するかの運用ルールを整備します。また、電子帳簿保存法に対応するためには、検索に適したファイル名の付け方や事務処理規程の策定が重要です。
担当者が変わっても同じ品質で業務を遂行できるようマニュアルを作成し、社内研修や説明会を通じて操作方法と運用ルールを浸透させます。
6.注文書・請書を電子化するときの注意点
この章では、電子化を進める際に見落としがちな法令対応上の注意点とセキュリティ面での留意事項について解説します。
電子帳簿保存法の保存要件を満たしているか確認する
SES企業が注文書・請書を電子化する際は、電子帳簿保存法の「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保ではタイムスタンプの付与や訂正削除履歴が残るシステムの利用、または事務処理規程の策定が求められ、可視性の確保では検索機能と閲覧環境の整備が必要です。これらの要件を満たさずに電子保存を行うと、青色申告の承認取消しや追徴課税のペナルティを受ける可能性があります。
そのため、電子契約サービス導入時はベンダーに法令適合を事前確認し、自社運用時は国税庁のガイドラインを参照して適切な管理体制を構築します。
セキュリティ対策を徹底する
注文書・請書を電子化すると利便性は向上しますが、紙書類と異なり不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まるため、適切なセキュリティ対策が不可欠です。
注文書・請書には取引先名・契約金額・業務内容など機密性の高い情報が含まれており、以下の対策で情報セキュリティを強化します。
アクセス権限を設定し、閲覧・編集できる担当者を限定する
通信やデータの暗号化を行い、盗聴や改ざんを防止する
多要素認証を導入し、不正ログインを防ぐ
定期的にバックアップを取得し、データ消失に備える
従業員へのセキュリティ教育を実施し、情報リテラシーを向上させる
クラウド型電子契約サービス利用時は、ISO27001認証の取得状況やデータセンターの所在地などサービス提供会社のセキュリティ体制も確認します。
7.まとめ
SES契約における注文書・請書の電子化は、印紙税の削減や契約スピードの向上、リモートワーク対応など、バックオフィス業務の効率化とコスト競争力の強化に直結します。
電子署名法と電子帳簿保存法を根拠として法的効力も認められているため、安心して導入を進められます。まずは自社の契約業務フローを整理し、電子化する書類の範囲を明確にすることから始めてください。
取引件数の多い書類から段階的に移行すると、導入効果を早期に実感できます。DX推進が加速する中、契約業務の電子化は今後ますます標準化が進むと予想されます。
この機会に電子化の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
