案件管理クラウドシステム比較11選｜脱エクセルのメリットやツールの選び方・導入メリットなど解説

「案件管理が煩雑になってきた」「Excelでの管理に限界を感じている」といった悩みを抱える企業は少なくありません。案件数が増えるほど、進捗状況の把握や情報共有は難しくなり、業務効率が低下しがちです。

そこで注目されているのが、案件管理をクラウドシステムで一元化する方法です。クラウド型の案件管理システムを導入すれば、リアルタイムでの情報共有や営業分析が容易になり、属人化の解消にもつながります。

本記事では、案件管理システムの基本から選び方、主要なおすすめツールまでをわかりやすく解説します。

1.案件管理システムとは？

この章では、案件管理の定義から管理すべき項目、専用ツールの必要性について解説します。

案件管理とは

案件管理とは、商談や見積もり、受注から納品までの一連のプロセスを体系的に管理する業務を指します。

営業部門では顧客との商談進捗を追跡し、プロジェクト部門では作業工程や納期を管理するなど、業種や部門によって管理対象は異なりますが、共通するのは「案件ごとの情報を整理し、進捗を可視化すること」です。

適切な案件管理を行うことで、対応漏れや二重対応を防ぎ、顧客満足度の向上につながります。また、過去の案件データを蓄積・分析することで、成功パターンの抽出や売上予測の精度向上も実現できます。

案件管理は単なる情報整理ではなく、組織の営業力や生産性を高める基盤といえるでしょう。案件管理の精度を高めるためには、専用のシステムやツールを活用する方法が有効です。

案件管理で管理すべき項目

案件管理で押さえるべき項目は、顧客情報、案件の進捗ステータス、担当者、金額、期日の5つが基本です。これらを正確に管理することで、案件の全体像を把握しやすくなります。

• 顧客情報：会社名、担当者名、連絡先、過去の取引履歴など

• 案件の進捗ステータス：初回接触、提案中、見積提出、交渉中、受注・失注などのフェーズ

• 担当者：社内の主担当者、副担当者、上長などの関係者

• 金額：見積金額、受注金額、粗利などの数値情報

• 期日：提案期限、納期、契約更新日などの時間軸

業種や事業内容によっては、競合情報や商談の発生経路（紹介、Web問い合わせなど）、関連書類の管理も必要になります。重要なのは、自社の営業プロセスに合った項目を設定し、入力ルールを統一することです。

項目が多すぎると入力負荷が増え、形骸化の原因になるため、必要最小限の項目から始めることをおすすめします。

案件管理を専用ツールで行う必要性

案件管理を専用のクラウドシステムで行う最大の理由は、情報の一元化とリアルタイム共有が可能になるからです。紙やExcel、個人のメモに分散した情報では、担当者が不在のときに業務が停滞し、引き継ぎにも膨大な時間がかかります。

専用ツールを導入すれば、案件情報がクラウド上で共有され、誰もがいつでも最新の状況を確認できます。さらに、アラート機能による対応漏れの防止、ダッシュボードによる進捗の可視化、レポート機能による分析の効率化といったメリットも得られます。

特に近年は、リモートワークの普及により「場所を問わずアクセスできる」クラウド型のニーズが高まっています。専用ツールは初期投資が必要ですが、業務効率化による工数削減や受注率向上といった成果を考えると、十分に投資対効果が見込める選択です。

2.エクセルを使った案件管理がうまくいかない理由

この章では、Excel管理の限界と課題について、具体的な4つの観点から解説します。

データ量が大きくなると処理ができない

Excelは数千行を超えるデータを扱うと、動作が著しく遅くなるという根本的な限界があります。案件管理では、顧客情報、商談履歴、活動記録などが日々蓄積されるため、長期運用するほどファイルサイズは肥大化します。

1つのファイルに数万件のデータが入ると、ファイルを開くだけで数分かかったり、保存時にフリーズしたりするケースも多くあります。こうした状況では、必要な情報を探す作業自体がストレスとなり、結果として入力が滞り、データの鮮度が落ちるという悪循環に陥ります。

また、Excelの計算式や関数が複雑になると、ファイル破損のリスクも高まります。クラウド型の案件管理システムであれば、データベースとして設計されているため、大量データでも安定した処理が可能です。

複数メンバーで同時に編集できない

Excelファイルを共有フォルダに置いて運用する場合、同時編集の制限が大きな課題となります。誰かがファイルを開いていると「読み取り専用」になり、他のメンバーは編集できません。

この制約により「入力したいタイミングで入力できない」「後から上書きして他人の入力内容が消えた」といったトラブルが発生します。Microsoft 365の共同編集機能を使えば同時編集は可能ですが、セルの競合や意図しない変更が起こりやすく、運用ルールの徹底が難しいのが実情です。

クラウド型の案件管理システムでは、レコード単位でのロック管理や変更履歴の自動保存が標準機能として備わっており、複数メンバーでの同時作業がスムーズに行えます。

リアルタイムに状況を反映することができない

Excelでの案件管理では、情報更新のタイムラグが避けられません。営業担当者が商談後に帰社してから入力する、週1回まとめて更新するといった運用では、マネージャーがリアルタイムの状況を把握できず、適切な指示やサポートが遅れます。

また、外出先からスマートフォンでExcelファイルを編集するのは操作性が悪く、現実的ではありません。結果として「後で入力しよう」と後回しにされ、入力漏れや不正確な記録が増えていきます。

クラウド型システムであれば、モバイルアプリやWebブラウザからいつでもアクセスでき、商談直後にその場で情報を入力できます。GPS連携で訪問記録を自動取得できる製品もあり、入力負荷を最小限に抑えながらリアルタイムな情報更新が実現します。

案件状況の分析やレポーティングが困難である

Excelで案件データを分析しようとすると、ピボットテーブルやグラフ作成に専門知識が必要となり、分析業務が属人化してしまいます。毎週・毎月のレポート作成に何時間もかかり、本来注力すべき営業活動の時間が圧迫されます。

さらに、複数のExcelファイルにデータが分散している場合、それらを統合して分析するだけで大きな工数がかかります。数式のミスや集計漏れが発生しやすく、経営判断の根拠となるデータの信頼性にも影響します。

クラウド型の案件管理システムには、ダッシュボード機能やレポート自動生成機能が標準搭載されています。売上予測、案件のファネル分析、担当者別の実績比較などがボタン1つで可視化でき、データに基づいた迅速な意思決定が可能になります。

3.案件管理システムを導入するメリット

この章では、クラウド型案件管理システムを導入することで得られる3つの主要なメリットを解説します。

案件情報を一元管理しリアルタイムで可視化できる

案件管理システムの最大のメリットは、すべての案件情報を1つのプラットフォームに集約し、リアルタイムで可視化できることです。顧客情報、商談履歴、見積書、契約書などがバラバラに存在する状態を解消し、必要な情報に素早くアクセスできます。

ダッシュボード機能を使うことで、案件の進捗状況をカンバンボードやガントチャートで視覚的に把握できます。たとえば営業部門であれば、商談フェーズごとの案件数や金額、受注確度の高い案件リストなどが一目で確認でき、マネージャーは全体を俯瞰しながら適切なリソース配分を判断できます。

また、アラート機能により、長期間動きのない案件や期日が迫った案件を自動で通知することも可能です。対応漏れを防ぎ、機会損失を最小化する仕組みが整います。

属人化を解消しチーム全体で情報共有が可能になる

案件管理システムを導入すると、「担当者しか知らない」という属人化の問題を根本から解消できます。すべての案件情報がクラウド上で共有されるため、担当者が不在でも他のメンバーが状況を把握し、顧客対応を引き継ぐことが可能です。

特に担当者の異動や退職時の引き継ぎ時が効率化します。従来は膨大な時間をかけて口頭説明や資料整理を行う必要がありましたが、システムに蓄積された商談履歴や顧客とのやり取りを参照すれば、スムーズな引き継ぎが実現します。

また、営業ノウハウの共有にも効果があります。成功した商談のプロセスや提案内容をチーム全体で参照できるため、新人教育やスキルの底上げにも活用できます。
組織として持続可能な営業体制を構築するうえで、属人化の解消は不可欠な要素です。

蓄積データを活用した営業分析・予測が楽になる

案件管理システムに蓄積されたデータを活用すれば、売上予測や営業活動の分析が楽になります。過去の受注実績、商談の成約率、リードタイムなどを集計・分析することで、精度の高い売上見込みを算出できます。

AI機能を搭載したシステムでは、過去データをもとに案件ごとの受注確度を自動算出したり、次に取るべきアクションを提案したりする機能もあります。たとえば「この案件は過去の類似ケースと比較して失注リスクが高い」といったアラートが出れば、早期に対策を打つことができます。

また、担当者別・商品別・業界別などの切り口で実績を分析し、営業戦略の見直しに活かすことも可能です。データドリブンな営業組織への転換は、競争優位性を築くうえで重要な差別化要因となります。

4.案件管理システムのタイプと選び方

この章では、CRMとSFAの違いや、システム選定時にチェックすべき4つのポイントを解説します。

CRMとSFAの違い

案件管理に使われるシステムは、大きくCRM（顧客関係管理）とSFA（営業支援システム）の2タイプに分類されます。どちらを選ぶかは、自社の課題や目的によって異なります。

CRMは顧客との関係構築を主眼に置いたシステムで、顧客情報の管理、問い合わせ対応、マーケティング施策との連携などが得意分野です。既存顧客のLTV（顧客生涯価値）最大化やカスタマーサクセスを重視する企業に向いています。

一方、SFAは営業活動の効率化に特化したシステムで、商談管理、行動管理、売上予測などの機能が充実しています。新規開拓を強化したい、営業プロセスを標準化したいといった課題を持つ企業に適しています。

近年は両方の機能を統合した製品も多く、明確な境界は薄れつつあります。自社の優先課題を明確にしたうえで、必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。

他のツールとの連携ができるか

案件管理システムを選ぶ際は、既存の業務ツールとの連携可否を必ず確認しましょう。グループウェア、メール、カレンダー、会計ソフト、MAツールなど、業務で使用しているシステムとデータ連携できれば、二重入力の手間を省き、業務効率が大幅に向上します。

たとえば、メールソフトと連携すれば顧客とのやり取りを自動で取り込めます。カレンダーと連携すれば商談予定を案件情報に紐づけて管理できます。API連携に対応したシステムであれば、自社独自のシステムとの接続も可能です。

特にSES企業やIT企業では、スキル管理システムや勤怠管理システムとの連携が求められるケースもあります。導入前に、連携可能なサービスの一覧や、API仕様を確認しておくことを推奨します。

モバイルへ対応しているか

外出先や移動中でも案件情報にアクセスできるモバイル対応は、現代の営業活動に欠かせない要素です。スマートフォンやタブレットからの操作性を確認すると良いでしょう。

専用のモバイルアプリが提供されているシステムでは、オフライン時にも一部機能が使える、プッシュ通知でアラートを受け取れるといったメリットがあります。Webブラウザのみ対応の場合でも、レスポンシブデザインで操作しやすいかどうかは重要なチェックポイントです。

また、GPS連携による訪問記録の自動取得、音声入力による報告書作成、名刺スキャン機能など、モバイル特有の便利機能を備えた製品もあります。外回り営業が多い企業では、こうした機能の有無が現場定着率を大きく左右します。

画面設計は見やすいか

システムの機能が充実していても、画面が複雑で使いにくければ現場に定着しません。直感的な操作性は、導入において重要なことです。

そのため、無料トライアルやデモを活用し、実際に入力作業を行ってみましょう。

具体的には、案件登録にかかるクリック数、必要な情報への到達しやすさ、ダッシュボードの見やすさなどを確認すると良いでしょう。

特に、ITリテラシーにばらつきがある組織では、シンプルな画面設計のシステムを選ぶことが定着率向上につながります。カスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせて画面レイアウトを変更できる製品も検討に値します。

5.おすすめの案件管理システム

この章では、多くの企業に導入されている主要な案件管理システム8製品を紹介します。

Sales Cloud

（出典：https://www.salesforce.com/jp/sales/cloud/）

Sales Cloudは、顧客情報や商談の進捗を一元管理し、営業活動を可視化・効率化できる営業支援ソフトウェアです。メールやイベントなどの活動履歴を取り込み、取引先・商談・リードを関連づけて管理できます。

売上予測、パイプライン管理、レポート・ダッシュボード、ワークフローの自動化などにも対応しています。AIエージェント（Agentforce）などの機能も用意されており、営業サイクルの各段階での支援に活用できます。

Mazrica Sales

（出典：https://mazrica.com/product/）

Mazrica Salesは、顧客・案件・行動の情報をまとめて管理し、営業の状況を把握しやすくするSFA/CRMです。

メール・スケジューラ連携、レポーティング・分析、ダッシュボード、見積書作成などの機能が用意されています。プランによりAI案件予測などのAI機能も利用できます。利用社数は3,700社とされています。

esm

（出典：https://www.e-sales.jp/esm/）

esm（eセールスマネージャー）は、顧客管理・営業管理に必要な機能を備えたCRM/SFAです。

料金プランはBasic（5名〜30名）とEnterprise（31名〜）が案内されており、Enterpriseではセキュリティ強化や他システム連携機能が搭載されています。導入実績は5,500社以上とされています。

Zoho CRM

（出典：https://www.zoho.com/jp/crm/）

Zoho CRMは、顧客管理や商談管理、ワークフローなどを備えたCRM/SFAです。

3ユーザーまで利用できる無料プランが用意されており、有料プランも月額換算1,680円/ユーザーから利用できます。無料トライアルは15日間です。

JUST.SFA

（出典：https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/）

JUST.SFAは、ノーコードで自社の営業プロセスに合わせたSFAを構築できる営業支援クラウドサービスです。

顧客管理、案件管理、活動管理、プロセス管理、集計・分析、レポーティング、帳票出力、スケジュール管理などの機能が案内されています。連携ソリューションとして、基幹連携、Excel連携、名刺管理、スケジュール連携、他サービスとの連携が用意されており、スマートフォン・タブレットでの利用環境も案内されています。

Knowledge Suite

（出典：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/）

Knowledge Suiteは、SFA/CRMとグループウェアを統合して利用できるクラウドサービスです。料金ページでは、SFAスタンダードが月額55,000円で、ID数は無制限、容量は5GBと案内されています。

名刺CRMやメールビーコン、企業情報照会機能なども含まれる構成が示されています。問い合わせフォームでは無料トライアルの案内があります。

cyzen

（出典：https://www.cyzen.cloud/）

cyzenは、営業や外回りなど移動を伴う現場での活動記録・共有に適した営業活動管理アプリです。

料金プランとして「1アカウントあたり¥1,000〜（税抜）」が案内されており、無料トライアルは最長14日間です。

kintone営業支援パック

（出典：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/salesCRM2.html）

kintone営業支援パックは、営業部門向けのサンプルアプリパックです。顧客の企業情報・担当者情報・案件情報・活動履歴を管理でき、情報の一元管理や入力効率化、分析に活用できます。

サンプルアプリはkintoneアカウントから追加でき、アカウント作成の案内もあります。kintoneの料金は月額1,000円/ユーザーからで、30日間の無料お試しが案内されています。

汎用的なCRM/SFAを紹介しましたが、SES業界やIT企業には業界特有の管理ニーズがあります。

6.SES・IT企業向けおすすめ案件管理システム

この章では、SES事業やフリーランスエージェント事業に特化した案件管理システム3製品を紹介します。

FreelanceBase（フリーランスベース）

（出典：https://freelancebase.jp/）

FreelanceBaseは、フリーランスエージェント・SES企業向けのCRM型業務システムです。人材・企業・案件・商談情報を一元管理し、契約締結から請求・支払いまでの業務を同一の仕組みで進められます。

契約書類や請求書などの書類発行と一気通貫の管理に対応しており、SESで発生しやすい契約条件にも対応できます。ノーコードで自社案件掲載サイトを構築でき、応募情報の蓄積と運用を行いながら、集客から契約管理までをまとめて運用できます。

導入時は初期設定やデータ移行、基本操作のレクチャーなどの導入支援を受けられます。

Fairgrit

（出典：https://www.agent-grow.com/fairgrit/）

Fairgritは、SES業界に特化したクラウド型の業務効率化サービスです。

週報・月次勤怠表による勤怠回収、各種申請の承認、案件情報と勤務表データをもとにした請求書の自動作成と送付、要員提案の一斉送信と案件進捗のステータス管理など、SES事業で発生しやすい業務をまとめて管理できます。

fapi

（出典：https://www.fdc-inc.co.jp/fapi/）

fapiは、エンジニアのスキル管理とプロジェクトへのアサイン検討を支援するクラウドサービスです。導入企業ごとに必要な項目を設定し、スキル情報を体系的にツリー形式で登録できます。

アサイン状況をリアルタイムで管理し、スキルと稼働状況をもとに候補者を検索できます。スキルやプロジェクト情報の集計・分析やグラフ表示にも対応し、業務経歴表は導入企業独自の雛形でExcel形式で出力できます。

ユーザーごとの権限設定や、社員情報の更新依頼機能も備えています。

7.まとめ

本記事では、案件管理クラウドシステムについて、基本的な概要からExcel管理の課題、導入メリット、システムの選び方、おすすめ製品まで幅広く解説してきました。

案件管理のクラウドシステム導入は、情報の一元化やリアルタイム共有を実現し、Excel管理の限界を突破する有効な手段です。属人化を解消してチーム全体で案件を推進できる体制を構築することで、営業組織の生産性向上につながります。

重要なのは、機能の多さで選ぶのではなく、自社の営業プロセスに合ったシステムを選ぶことです。どれほど高機能でも現場に定着しなければ投資効果は得られません。

まずは気になる製品の無料トライアルを活用し、実際の操作感や自社業務との適合性を確認することから始めてみてはいかがでしょうか。

本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。